Online Hotelsoftware/ PMS für kleine Hotels
Die clevere und einfach zu bedienende Hotelsoftware für kleine Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen. Sparen Sie mit durchdachten Abläufen und Automatisierungen Arbeit und Zeit. Wickeln Sie die Gästezahlungen im Buchungstool und mit dem Zahlungsformular vor der Anreise ab.
Verpassen Sie keine Buchung mehr, indem Sie die Verfügbarkeiten in Echtzeit in den Buchungsportalen und im Buchungstool synchronisieren.
Dynamische Preise durch Yieldmanagement im Website-Buchungstool und in den Buchungsportalen. Die aktuellen Verfügbarkeiten und Preise in den Buchungsportalen können mit der Zwei-Wege-Schnittstelle über die angebundenen Channel Manager synchronisiert werden. Das steigert Umsatz und Gewinn.
Die Hotelsoftware erfüllt die Registrierkassenpflicht in Österreich.
Die online Hotelsoftware kann sowohl im Browser als auch unterwegs am iPhone und iPad bedient werden. Die kostenlose App 'igumbi Hotelsoftware' gibt es im App Store.
Pension Buchungssoftware mit dynamischen Preisen: Mehr Umsatz, weniger Stress
Der Stress mit den Buchungsportalen raubt Ihnen den Schlaf?
Sie kennen das: in Ihrer Pension in der Früh um halb sechs aufwachen und zuallererst Ihre E-Mails checken: Gab es neue Reservierungen aus den Buchungsportalen, die im Belegungsplan einzutragen sind? Sollten Sie die Verfügbarkeiten in den Buchungsportalen nachziehen?
Sie stehen auf, gehen zum Computer und führen wie ein Zombie die Updates in Ihren angeschlossenen Buchungsportalen durch. Hoffentlich stört sie niemand dabei...
Ein paar Rechnungen gäbe es auch noch zu schreiben...
Das alles wäre noch zu erledigen noch bevor die ersten Gäste zum Frühstück erscheinen.
Der Stress mit den Buchungsportalen raubt Ihnen den Schlaf?
Sie kennen das: in Ihrer Pension in der Früh um halb sechs aufwachen und zuallererst Ihre E-Mails checken: Gab es neue Reservierungen aus den Buchungsportalen, die im Belegungsplan einzutragen sind? Sollten Sie die Verfügbarkeiten in den Buchungsportalen nachziehen?
Sie stehen auf, gehen zum Computer und führen wie ein Zombie die Updates in Ihren angeschlossenen Buchungsportalen durch. Hoffentlich stört sie niemand dabei...
Ein paar Rechnungen gäbe es auch noch zu schreiben...
Das alles wäre noch zu erledigen noch bevor die ersten Gäste zum Frühstück erscheinen.
Es steht kaum Zeit zur Verfügung
Als Besitzer einer kleinen Frühstückspension findet sie selten die Zeit um konzentriert zu arbeiten:
Ihre Rechnungen werden noch immer im Microsoft-Word geschrieben, hoffentlich schleicht sich kein Rechenfehler ein.
Die Ruhe um die Preise in den Portalen anzupassen, haben Sie leider auch selten...
Hoffentlich sind die Verfügbarkeiten überall korrekt eingepflegt. Eine Doppelbuchung oder Überbuchung könnten Sie jetzt eigentlich gar nicht gebrauchen. Die Angst vor einer Überbuchung ist eigentlich der größte Stress.
So haben Sie sich den Betrieb Ihrer kleinen Pension nicht vorgestellt. Geht das nicht besser und weniger stressig?
Da muss es doch eine clevere, automatisierte Software für die Verwaltung Ihrer Buchungen geben, die auch die Funktion bietet, Ihre Airbnb Buchungen in den Kalender zu übertragen und so Doppelbuchungen vermeidet? Ein Buchungsprogramm für Pensionen, das die sich stets wiederholenden Abläufe der Zimmervermietung abnimmt und dabei keine Fehler macht.
Diese Aufgaben sollten von den Funktionen einer Pension Buchungssoftware erledigt werden:
- Angebote, Reservierungsbestätigungen und Rechnungen verschicken
- Anzahlungen Ihrer Gäste verwalten und den Zahlungseingang eintragen, wenn die Überweisung am Bankkonto eingeht
- Gästeblätter/ Meldescheine ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben lassen
- Rechnungen ausstellen und die Rechnung per E-Mail versenden
- Automatisch die Verfügbarkeiten aktualisieren: bei jedem Eintrag einer neuen Buchung oder einer Änderung am Belegungsplan die aktuelle Verfügbarkeit an die Buchungsportale übertragen
- Neue Reservierungen im Belegungsplan eintragen, damit die Übersicht stimmt
- Preisänderungen automatisch an die Portale schicken
Buchungen, die direkt von der eigenen Website eingehen, sollten automatisch eingetragen und die Rechnungsausstellung und Bezahlung soll automatisch abgewickelt werden.
Eine reibungslose Synchronisation erlaubt es Ihenen bis zum letzten Zimmer online zu verkaufen, ohne dass Sie die Zimmer definsiv zurückhalten um Doppelbuchungen zu vermeiden.
Ja, so eine online Software für kleine Pensionen gibt es!
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igumbi: eine einfache online Buchungssoftware für Pensionen (auch PMS = Property Management System genannt) mit einer cleveren Logik, um die Zimmerpreise je nach Buchungslage anzupassen. Das macht das Verwalten der Buchungen in der Rezeption und unterwegs sehr einfach.
Eine iPhone/ iPad App gibt es auch, um auf den Belegungsplan und die Reservierungen unterwegs zugreifen zu können.
Die Pensions-Software ist einfach zu bedienen, damit Ihre Mitarbeiter auch ohne langwierige Einschulung damit umgehen können.
Ein cleveres Buchungssystem für Ihre kleine Pension. Leicht und intuitiv zu bedienen:
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Die igumbi Software für kleine Pensionen kann all das:
- Übersichtlicher und einfacher Belegungsplan (Belegungskalender)
- An- und Abreiseliste und Reinigungsplan/ Housekeeping Liste
- Verwaltung von zusammengelegten Zimmern/ Apartments/ Ferienwohnungen als eine Einheit
- Automatisch Angebote und Reservierungsbestätigungen erstellen und Rechnungen im Anhang mit den E-Mail-Vorlagen verschicken
- iPad und iPhone App für den Zugriff unterwegs auf den Belegungsplan: neue Buchungen eintragen, ändern und Angebote verschicken
- Schnittstellen von der Software zum Meldewesen/ Gästeblatt (z.B. Feratel Meldeclient) Priority-Check-in: Ihre Gäste bekommen vor der Anreise ein E-Mail mit dem Aufruf die Gästeblattdaten einzutragen.
- Anzahlungen, Überweisungen, Rücküberweisungen und Teilrechnungen verwalten
- Automatische Zahlungsabwicklung mit Kreditkarte/ Sofortüberweisung direkt nach der Buchung oder bei Rechnungsausstellung (mit Stripe)
- In die Software integrierte RKSV-konforme Kassenlogik/ Kassensystem/ Kassenbuch (für Betriebe in Österreich)
- Listen für das Arbeiten mit den Buchungen, Zahlungen und Rechnungen: An-/Abreiseliste, Liste der offenen Rechnungen und Kassenreport
- Excel Export der Rechnungs- und Zahlungsdaten für die Buchhaltung/ Steuerberater
- Eingeschränkter Zugriff für Ihre Mitarbeiter: Einsicht in den Belegungsplan (Belegungskalender), aber kein Zugriff auf die Buchungsdaten/ Personendaten.
Ihre Buchungsabläufe automatisieren
Sie wollen mehr Buchungen zu besseren Preise bekommen. Der Schwerpunkt der Pensions-Software liegt im online Vertrieb mit dynamischen Preisen, damit Ihr Umsatz und Gewinn steigen.
- Für die online-Buchung über die eigene Webseite gibt es ein online Buchungstool (ohne extra Schnittstellen) für provisionsfreie Direktbuchungen
- Buchungskalender je Zimmerkategorie zum Einbinden in Ihre Website
- Channel Manager-Schnittstellen für die 2-Weg Kommunikation mit den Buchungsportalen
- Wenn Sie Ihre Zimmer auf Airbnb oder Fewo-Direkt anbieten: iCal-Feed für die Verfügbarkeiten und Einlesen der Buchungen aus Airbnb/ Fewo-Direkt
Eine wesentliche Komponente der Automatisierung sind E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, die in die Abläufe Ihrer Buchungen eingebunden sind.
- E-Mail Vorlagen bestehen aus Textblöcken und Funktionsblöcken
- Die Funktionsblöcke bringen die Daten aus der Reservierung (der Rechnung, der Zahlungsaufforderung, der Zimmerzuteilung) in die individuelle E-Mail
- E-Mail Vorlagen können mit der Automailer Funktion zeitgesteuert verschickt werden (z.B. 09:00 zwei Tage vor der Anreise, 2 Tage nach Abreise um 15:00)
- Oder die E-Mail Vorlagen werden in Prozesse und Ereignisse eingebunden: Buchungsimport aus den Portalen, Zahlungsaufforderung verschickt, Zahlung wurde über das Zahlungsauffordeungsformular entgegengenommen.
- Die ausgehenden E-Mails werden in der App gespeichert und sind mit dem Gästedatensatz verknüpft.
- Die E-Mails gehen in Kopie an Ihre Mailbox damit Sie die Antworten auf die E-Mails aus Ihrem E-Mail-Programm nachvollziehen können
Sie wollen sich auch nicht vor Ort um die Computer-Themen kümmern: Die Pension Software ist webbasiert/ in der Cloud und benötigt keinen Download. Eine lokale Softwareinstallation und Datensicherung sind nicht notwendig.
Modernes Preismanagement für Ihre Zimmer -- Dynamische Preise mit der Levellogik
Wie ist das nun mit den dynamischen Preisen? Wie kann die igumbi Buchungssoftware Sie hier unterstützen?
Die Preise für Ihre Zimmer schwanken über das Jahr. Das können Sie einerseits mit klassischen Saisonpreisen darstellen – igumbi unterstützt das.
Andererseits können Sie unsere dynamischen Preise der Levelpreislogik nutzen. Dieser Ansatz kommt aus der Luftfahrt und wurde in igumbi für die Zimmervermietung bei Pensionen, Hotels, Ferienwohnungen, Apartments und Ferienhäuser adaptiert.
Das gesamte Preisschema wird in "Levels" arrangiert. In einem Level sind somit die Preise für z.B. Zimmer A für 1,2 Personen, Zimmer B für 2,3 und 4 Personen und Apartment C für 2,3,4 Personen. Es gibt 5 Levels und das Ziel ist es die Preise vom günstigsten Level bis zum höchsten Preislevel zu verdoppeln (mehr oder weniger, je nachdem wie etabliert Ihr Betrieb mit guten Bewertungen in den Buchungsportalen ist).
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Es können klassische Saisonen nachgebildet werden: Die Kapazität, die Sie den Levels zuteilen, kann für jeden Tag einzeln festgelegt werden. Oder Sie arbeiten mit den robusten Grundeinstellungen, die Sie über längere Perioden einstellen - und lassen das System die Arbeit der Preissteuerung für Sie machen.
Es gibt aber einen feinen Unterschied zur Saisonlogik, der einen großen Unterschied macht: Sie können auch innerhalb der Saison die Preise steigen lassen, wenn die Buchungen nach und nach hereinkommen und das Level-Kontingent für die unteren Levels erschöpft ist. Falls eine Buchung storniert wird, kann ein günstigerer Level wieder geöffnet werden. So haben Sie quasi Saisonen innerhalb der Saison.
Feinsteuerung einzelner Termine innerhalb der Saison
Für jeden Tag können Sie die Kapazitätsaufteilung unterschiedlich einstellen. Das wird dann spannend, wenn Sie innerhalb einer Saison starke Termine/ Veranstaltungen haben und Sie fast die gesamte Kapazität in die obersten Level stellen können.
Wenn der Großteil der Buchungen über Buchungsportale eingelangt, dann ist dieser Ansatz perfekt, um die Kosten der Provisionen auszugleichen. Ihr Umsatz und Gewinn werden durch die dynamischen Preise steigen.
Sie werden Buchungen mit Mischpreisen zu Zeitpunkten erhalten, an denen Sie nie gedacht hatten, dass solche hohen Preise durchsetzbar wären. Wir haben immer wieder neue Kunden, die ganz erstaunt sind, welche Preise sich an einzelnen Tagen erzielen lassen.
Last-Minute-Angebote sind kaum notwendig: Ihre Frühbucher werden belohnt
Mit diesem Ansatz können Sie frühzeitig günstigere Preise anbieten, jedoch nur für eine limitierte Anzahl an Zimmern. Wenn Sie z.B. 1 oder 2 Zimmer günstiger anbieten, belohnen Sie Ihre Frühbucher. Sie sichern Ihre Marktposition durch viele gute Bewertungen in der Kategorie "Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis".
Die Levelpreislogik zielt ab auf die nachhaltige Steigerung Ihres Umsatzes und Gewinns: durch Steigerung des Durchsatzes an Buchungen in Ihren Zimmern und durch die kontinuierliche Verbesserung der Bewertungen in den Buchungsportalen.
Durch die permanente Anpassungen der Preise an die aktuelle Nachfrage ist bei einem gut implementierten Preisschema der Bedarf kurzfristiger Last-Minute-Angebote kaum gegeben.
Die Preisstrategie zur Steigerung des Umsatzes und Gewinns ist im verlinkten Artikel ausführlich beschrieben.
Direktbuchungen über Ihre eigene Website
Die igumbi Buchungssoftware für Pensionen bietet ein online Buchungstool/ IBE für Ihre Webseite für provisionsfreie Direktbuchungen. Mit dem Buchungstool können die Verfügbarkeit und die anwendbaren Preise für einen Zeitraum abgefragt werden. Wenn das Angebot passend ist, kann Ihr Gast verbindlich und direkt buchen.
Die angezeigten Preise im online Buchungstool können aufgrund der dynamischen Levelpreise jeden Tag unterschiedlich sein. In der Angebotsdarstellung werden die Preise in eine Angebotszeile verdichtet und es wird dem Gast ein Mischpreis angeboten.
Falls Sie zum abgefragten Zeitpunkt ausverkauft sein sollten, antwortet das System mit der alternativen Verfügbarkeit: Der Zeitraum um die ursprüngliche Anfrage wird angezeigt. Das entspricht in etwa dem, was Sie von einem online Pensions-Buchungskalender erwarten würden.
Wie baut man das online Buchungstool in die Webseite Ihrer Pension ein?
Es gibt ein Plugin für WordPress und ein Modul/ Plugin für Joomla!. Das online Buchungstool kann auch in jegliche andere HTML Website eingebaut werden.
Wie kommen die Preise in die Buchungsportale wie Booking.com, Expedia, HRS?
Die tagesaktuellen Verfügbarkeiten und anwendbaren Preise, die über die Levellogik errechnet werden, können von igumbi über die Anbindung an einen externen Channel Manager an die Buchungsportale wie (Booking.com, Expedia, Venere, HRS, etc.) geschickt werden.
Im 5-Minuten-Intervall werden eingehende Reservierungen, Stornierungen und Änderungen eingelesen. Ab 3-4 Zimmern/ Apartments rechnet sich die Nutzung eines Channel Managers. Wir haben jedoch auch Kunden, die nur ein Zimmer/ Apartment an einen Channel Manager angeschlossen haben. Für diese steht der Komfortgewinn im Vordergrund.
Anbindung an Airbnb, Fewo-Direkt – geht das auch?
Wenn Sie Ihre Zimmer auf Plattformen wie Airbnb, FeWo-Direkt (Homeaway) inseriert haben, so gibt es Schnittstellen für die Einlieferung von Verfügbarkeiten über einen Kalender (iCal Format). Bei Airbnb und Fewo-Direkt können auch die Kalender, die Airbnb und Fewo-Direkt bereitstellt, ausgelesen werden. Die Buchungen werden automatisch im 60-Minuten-Intervall eingelesen.
Verwenden Sie die Schnittstellen zu den Portalen und ersparen Sie sich viel Zeit und unnötigen Ärger mit Überbuchungen und Doppelbuchungen.
Eine komplette Lösung mit vielen cleveren Funktionen und einer iOS App
Sie sehen also, igumbi ist eine clevere und komfortable Lösung, um den Stress, den Sie mit der Verwaltung Ihrer Buchungen und der Vermietung Ihrer Zimmer haben, zu reduzieren.
Wir wollen Ihr Leben einfacher und mobil machen. Dank der iPhone/ iPad App sind Sie als Besitzer einer Pension nicht mehr an den Computer in Ihrem Betrieb gefesselt. Sie können auch unterwegs den Status Ihrer Buchungen und den Belegungsplan (Belegungskalender) ansehen und neue Reservierungen eintragen. Der Belegungsplan in der iOS App funktioniert rasend schnell. Ja, Sie können sogar Angebote mit Hilfe der E-Mail-Vorlagen verschicken.
Natürlich können Sie auch mit einem Android oder Tablet oder Smartphone über den Webbrowser in die App unterwegs einsteigen.
Jetzt unverbindlich probieren
Probieren Sie igumbi aus und sehen Sie sich die Demoversion an.
Erleben Sie wie sie mit dynamischen Levelpreisen Ihr Umsatz und Ihre Auslastung steigern können. Freuen Sie sich auf mehr Gewinn – und weniger Stress bei der Verwaltung Ihrer Pension.
Schreiben an Gäste aus E-Mail Vorlagen speichern oder drucken
Es ist nun möglich die Schreiben, die mit E-Mail Vorlagen generiert werden, zu drucken oder als PDF zu speichern und als Brief zu verschicken.
Personalisierte Deutsche Anrede in Email Vorlagen und Mailchimp
Die persönliche Anrede in den E-Mails auf Deutsch geschlechtsspezifisch und förmlich / informell zu halten ist nicht so einfach. Sie kennen das? Und es führt manchmal zu Flüchtigkeitsfehlern. Wir haben es für das igumbi Vorlagen-Service einfacher gemacht. Einen Tipp für die Nutzung Mailchimp Newsletter gibt es auch noch.
Mehr lesen: Anrede Vorlagen / Newsletter
Rechnungen als E-Mail Anhang aus der Hotelsoftware verschicken
Die Hotel Rechnung an Ihre Gäste zu verschicken kann oftmals ein mehrstufiger und langwieriger Ablauf sein. Das Ganze kann recht nervenaufreibend sein, wenn man nicht 100% konzentriert ist.
Mehr lesen: Rechnungen als E-Mail Anhang direkt verschicken
Plain Text Alternative für E-Mails aus Vorlagen
Um Ihre E-Mails an Ihre Kunden, die Sie aus dem igumbi System mit den Textbausteinen und Vorlagen, verschicken sicher zu zustellen gibt es eine Reihe an Maßnahmen die man setzen kann.
Mehr lesen: Plain Text Alternative für E-Mails aus Vorlagen
Mehrspachige Hotel E-Mail Vorlagen und Textbausteine
Sie bekommen sehr viele Buchungsanfragen pro Tag? Es ist ganz schön stressig den Überblick zu behalten, nicht wahr?
Das Schreiben von E-Mails an Ihre Gäste wie Angebote, Ankunftsinformationen, Reservierungsbestätigungen oder CRM Mailings nach dem Check-Out kann ganz einfach mit flexiblen und mehrfach verwendbaren Textbausteinen und E-Mail Vorlagen/ Templates funktionieren. Das spart Ihnen viel Zeit und wird Ihnen mehr angenommene Angebote bringen.
Mehr lesen: Mehrsprachige E-Mail Vorlagen und Textbausteine
Ihre Logo Datei in der Hotelsoftware
Wie soll die Logo Datei im Hotel Stammdatensatz aussehen? Welche Auflösung soll hochgeladen werden. Was ist noch zu beachten?
Hotel Angebot erstellen mit Kinderpreisen, Endreinigung, Ortstaxe
Es gibt nun die Möglichkeit Preise für Aufenthalte mit Kinderpreisen zu berechnen, korrekt mit der anwendbaren Ortstaxe und Endreinigung. Oft braucht man die Kinderpreise um ein Angebot auf eine Anfrage zu erstellen. Dafür musste einiges umgebaut werden und es ergeben sich etliche neue interessante Optionen.
In der Tat ist dies eine recht umfangreiche Änderung, die sich quer durch das System zieht. Die Basis wurde geschaffen, um komplexere Preisberechnungen abzuwickeln. Durch das neue Tool beim Anlegen von manuellen Reservierungen ("Angebot berechnen") kann der Preis anhand der Termine automatisch berechnet werden.
Mehr lesen: Kinderpreise, Endreinigung, Ortstaxe
Hotelreservierung: Angebot, Buchungsbestätigung & Rechnung - Vorlage/ Muster
In der igumbi online Hotelsoftware gibt es E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, mit denen Sie Ihre E-Mails für Ihr Hotel, Ihre Apartments oder Ferienwohnungen automatisieren können. Typische Szenarien sind Angebote, Hotel-Reservierungsbestätigungen, Rechnungsversand oder Check-in Instruktionen.
Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern, müssen die Daten der Gäste nur einmal in das Hotel Buchungssystem eingegeben werden. Mit Hilfe standardisierter, professioneller E-Mails werden mit wenig Aufwand aus Anfragen Ihrer Gäste fixe Buchungen. Auch das Erstellen und Versenden Ihrer Hotel-, Apartment- oder Ferienwohnung-Rechnungen geht mit der Vorlage "Rechnung per E-Mail" sehr rasch und ohne Medienbruch. In der Web-App haben Sie stets den Überblick, ob eingehende E-Mail-Anfragen schon beantwortet wurden.
Mit dem Automailer steuern sie den automatischen Versand der E-Mails: Direkt nach Buchungseingang aus den Portalen oder zeitgesteuert vor der Anreise für Check-in Instruktionen oder nach der Abreise für einen Aufruf zur Bewertung.
Automailer für Hotels: automatisierte E-Mails für Buchungen
Für automatisierte, zeitgesteuerter Hotel-/ FeWo-E-Mails nach dem Buchungseingang, vor der Ankunft oder nach der Abreise gibt es die Funktion des Automailers in der igumbi Hotelsoftware. Damit können die E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, die sonst ad hoc verschickt werden, automatisiert werden.
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Markdown, um E-Mail Vorlagen Textbausteine zu formatieren
Die E-Mail-Vorlagen und die Textbausteine in der igumbi Hotelsoftware können mit Markdown formatiert werden. Damit ist es möglich, ohne HTML Kenntnisse Texte zu formatieren.
Mehr lesen: Markdown: Texte formatieren
DKIM Eintrag für verbesserte E-Mail Zustellung via Postmarkapp
Wenn Sie feststellen, dass einige Ihrer E-Mails aus der igumbi Hotelsoftware im Spam-Ordner Ihrer Gäste landen, kann dies durch die Einrichtung eines sogenannten „DKIM TXT-Eintrags“ und eines Return-Path-Eintrags bei Ihrer Domain deutlich reduziert werden.
Mehr lesen: Spam-Ordner: DKIM Eintrag
Airbnb E-Mail Adressen der Gäste aktivieren
Wenn Sie als Airbnb Host einen Channel Manager verwenden, um Reservierungen aus Airbnb zu importieren, dann kann es sein, dass Sie bei den Gastdaten nur den Vornamen, Nachnamen und Telefonnummer übermittelt bekommen. Das reicht nicht aus, um die E-Mail Kommunikation mit dem Gast aus der Hotelsoftware zu führen.
Mehr lesen: Airbnb E-Mail Adressen
